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Déclaration relative à la protection des données à caractère personnel
La présente politique de confidentialité définit et informe les clients de la manière dont la société MYCIO srl, ci-après « MYCIO », traite vos donnée à caractère personnel, ci-après « données personnelles » en tant que responsable du traitement.
Nous pouvons être amenés à collecter et traiter vos données personnelles, notamment mais sans être exclusif, lorsque vous utilisez les services proposés par MYCIO ou le présent site web, accessible via le lien www.mycio.eu.
La présente politique de confidentialité est susceptible d’être modifiée ou complétée à tout moment par MYCIO, notamment en vue de se conformer à toute évolution législative, règlementaire, jurisprudentielle ou technologique.
Notre société, soucieuse de vos données personnelles et de notre relation avec nos clients, prospects et partenaires ambitionne de traiter vos données personnelles de manière transparente. La présente déclaration traite de vos droits et vos obligations légales. Lisez attentivement ce qui suit.
1. Notions
Dans la politique de traitement des données ci-dessous, les notions suivantes sont rencontrées.
► Une donnée à caractère personnel ou données personnelles : toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable (ex. : nom, NISS, adresse mail, adresse, GSM, …).
► Un traitement : opération effectuée sur des données personnelles (collecte, enregistrement, stockage, destruction, effacement, …)
► Un responsable de traitement : personne physique ou morale déterminant les moyens et finalités de traitement.
► Un sous-traitant : personne physique ou morale qui traite des données pour le compte du responsable de traitement.
► La personne concernée : personne physique identifiée ou identifiable dont les données personnelles font l’objet d’un traitement.
2. Notre société
Notre société est dénommée comme suit : MYCIO srl
Notre société est inscrite à la BCE sous le numéro : BE 0788.653.550
Son siège social est situé à : Rue Mercelis 57, 1050 Ixelles
3. Notre responsable de traitement
Le responsable de traitement des données personnelles est MYCIO srl, dont le siège social est mentionné ci-dessus et dont l’adresse mail est : hello@mycio(dot)eu.
Toute demande relative aux données personnelles, notamment pour exercer les droits des utilisateurs tels que repris par le GDPR, peut être adressée à l’adresse susmentionnée.
En tant que responsable de traitement, notre société est tenue de respecter les exigences légales en matière de traitement de données pour des finalités qu’elle détermine elle-même. Elle est responsable du traitement des données personnelles notamment de ses clients, prospects ou partenaires.
La majorité des activités de MYCIO est réalisée en tant que sous-traitant car nous traitons les données personnelles sur base d’instructions du client qui sera donc considéré alors comme responsable du traitement.
4. Les données utilisées vous concernant
Lorsque vous consultez notre site internet ou lorsque vous utilisez les services proposés par MYCIO nous pouvons être amenés, dans certains cas, à vous demander de renseigner des données personnelles. Nous mettons tout en œuvre afin de traiter les données à caractère personnel conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (UE) 2016/679 « RGPD » du 27 avril 2016.
Les données personnelles que nous pouvons être amenés à traiter sont les suivantes :
► les coordonnées de contact : votre nom, prénom, adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone / GSM, sexe, langue, fonction, nom de société et données d’identification de ses représentants personnes physiques.
► données personnelles : intérêts, l’appareil que vous utilisez, votre adresse IP, le système d’exploitation et la plateforme, comportement de navigation sur notre site internet, la date et l’heure de visite de notre site, liens suivis, historique des contacts, des demandes, commandes etc. les inscriptions et désinscriptions à nos communications commerciales. Les données obtenues suites à nos communications avec vous (par exemple concernant des demandes, des questions, des remarques).
Nous utilisons également des données publiques ou des données collectées auprès de tiers. Ces données peuvent être publiques, par exemple, les données relatives aux administrateurs d’une société. Vous pouvez également avoir rendues publiques certaines données sur des réseaux sociaux par exemple. Notre société peut aussi être amenée à acheter des données auprès de sociétés. Ces sociétés sont responsables de la collecte légitime des informations qu’elles nous fournissent. Ces données sont utilisées pour effectuer du marketing direct ou pour contrôler l’exactitude des informations en notre possession.
5. Finalité de traitement
MYCIO est susceptible de traiter les données personnelles transmises en vue des objectifs suivants :
– Vous permettre d’accéder aux services de MYCIO dans les meilleures conditions possibles
– Communiquer avec vous à la suite de votre demande ;
– Envoyer des informations au sujet de nos produits et/ ou services ;
– Répondre à vos demandes de devis ;
– Fournir les informations ou les services demandés et les adaptés à vous ;
– Exécution du service ou des prestations mentionnés dans le bon de commande validé (ou facture) ;
– Procéder à vos commandes, livraisons et installations ;
– Établissement de factures et données de facturation ;
– Gérer les contrats conclus entre vous et MYCIO au regard de ses obligations légales et contractuelles ;
– Pour gérer notre service client, et donc pour répondre à vos questions et/ou vos demandes ;
– Amélioration de nos services et produits ;
– Envoyer des enquêtes de satisfaction quant aux services proposés et fournis par MYCIO ;
– Actions de marketing direct ;
– Contact par le biais des médias sociaux ;
– Envoyer la newsletter de MYCIO ;
– Donner accès à notre site internet, en assurer la sécurité et l’intégrité ;
– Recueillir des informations permettant à MYCIO d’améliorer le site, les produits et services (notamment par le biais de cookies) ;
– Etablir des statistiques globales sur la fréquentation des différentes rubriques de notre site web www.mycio.eu par les internautes ;
– A des fins de service général à long terme.
Les données personnelles sont enregistrées dans notre CRM (Customer Relationship Management), dans notre ERP (Enterprise Resource Planning) et dans notre CMS (Content Management System).
Seuls les membres du personnel autorisés pour la réalisation des objectifs susmentionnés et pour les travaux d’entretien informatiques auront accès à vos données personnelles ainsi que les membres du personnel des parties liées contractuellement à MYCIO et qui agissent en son nom.
MYCIO s’engage à ne traiter les données personnelles de ses clients qu’aux fins décrites ci-dessus. Sauf accord exprès et préalablement écrit, MYCIO s’interdit de traiter les données à d’autres fins.
6. Durée des traitements
Les traitements sont effectués pendant toute la durée de la relation commerciale.
7. Durée de conservation de vos données
Nous conservons vos données le temps nécessaire pour accomplir les objectifs cités plus haut. En tout état de cause, sauf autre délai de conservation imposé par une obligation légale ou contractuelle, la conservation des données personnelles n’excédera pas 10 ans après la fin de la relation contractuelle. A la fin de la période de rétention définie, nous nous engageons à effacer, détruire ou anonymiser les données personnelles de manière sécurisée.
8. Sécurité des données à caractère personnel
La sécurité informatique est une priorité pour MYCIO. Nous travaillons en permanence à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles adéquates pour préserver la sécurité des données personnelles qui nous sont confiées, notamment :
– Sensibilisation des utilisateurs;
– L’authentification et l’autorisation des utilisateurs ;
– La sécurisation des postes de travail ;
– La gestion des accès et la gestion des incidents ;
– La protection du réseau informatique interne ;
– La sécurisation des serveurs ;
– La sécurisation des sites web ;
– La mise à jour continue en termes de sécurité de l’infrastructure ;
– La sécurisation des accès physiques aux données ;
– La maintenance et la destruction des données ;
– La gestion de la sous-traitance ;
– La sécurisation des échanges avec d’autres organismes ;
– La protection des locaux ;
– L’encadrement des développements informatiques ;
– L’utilisation de fonctions cryptographiques.
9. Base légale
MYCIO doit pouvoir fonctionner en tant qu’entreprise. Le règlement européen sur la protection des données personnelles parle « d’intérêt légitime ».
Comme entreprise commerciale, un certain nombre d’intérêts légitimes forment la base des traitements que nous assurons. Nous avons pour souci de veiller à la qualité de nos services en respectant l’équilibre entre l’impact que ces traitements peuvent avoir sur la vie privée et les intérêts légitimes de toute entreprise.
Si vous avez néanmoins des objections sur certains traitements, vous pouvez nous contacter. Vous pouvez également exercer les droits que la règlementation propre au traitement de données personnelles vous offre.
De même, dès la conclusion d’un contrat ou lors de mesures précontractuelles, nous sommes amenés à traiter les données personnelles d’un contact client ou d’un fournisseur qui sont nécessaires à l’exécution du contrat.
10. Nos sous-traitants et nos fournisseurs
Pour l’exécution d’un certain nombre d’opérations nous faisons appel :
► soit à des fournisseurs
► soit à des sous-traitants (par exemple, Microsoft, CloudBizz, Google, OVH, Amazon)
Nous veillons à nous attacher le concours de partenaires et fournisseurs fiables et offrant un degré de sécurité suffisant pour préserver nos données et les données de nos clients. Nos fournisseurs et nos sous-traitants sont uniquement amenés à traiter vos données dans la mesure nécessaire au traitement de votre commande et / ou à la réalisation des objectifs poursuivis et mentionnés plus haut.
11. Transfert à des tierces parties
Vos données personnelles ne seront pas transmises à des tierces parties, à moins que ces dernières soient liées contractuellement à MYCIO ou agissent à la demande ou en sous-traitance de MYCIO. Leur accès est limité aux données dont elles ont besoin pour exécuter leur tâche. MYCIO exige toujours de ses sous-traitants les mesures de protection organisationnelles et techniques requises en matière de données personnelles ainsi que de garantir leur stricte confidentialité. MYCIO ne peut pas être tenu responsable de l’utilisation que font des tiers de vos données.
12. Quelles informations recueillons-nous de parties tierces ?
Il se peut que nous obtenions et collections des données personnelles de parties tierces telles que fournisseurs et clients dans le cas de nouvelle opportunité d’affaire ou de prospection
13. Les droits clients et leur exercice
Le règlement européen fournit aux clients et prospects les droits suivants :
► Droit de consultation des données
Vous pouvez consulter les données vous concernant que nous traitons. Si vous exercez ce droit d’accès, nous tentons de vous donner un aperçu aussi complet que possible concernant vos données. Cependant, certaines données ont pu être supprimées de nos fichiers. De la même manière, certaines données stockées sur des supports permettant d’assurer des sauvegardes peuvent avec le temps ne pas nous permettre de restituer ces données.
► Droit de la rectification des données
Vous pouvez demander une rectification ou une correction de vos données au responsable de traitement ci-avant mentionné.
► Droit d’opposition à une utilisation spécifique
Si vous contestez la manière dont nous traitons vos données en fonction de ses intérêts légitimes, vous pouvez vous opposer à une utilisation spécifique. Il existe cependant des cas dans lesquels nous devons traiter une donnée en vertu d’un contexte légal. Vous pouvez toujours vous désinscrire de nos publications en cliquant sur le lien de désinscription présent dans chacune d’elle ou en nous contactant par mail à hello@mycio(dot)eu.
► Droit à la suppression des données
Si vous soupçonnez un traitement inapproprié de certaines données, vous pouvez demander que ces données soient supprimées. Il existe cependant des cas dans lesquels la suppression ne nous est légalement pas permise. Dans ce cas, nous sommes en mesure de rendre vos données d’identification anonyme afin de ne plus être en mesure de vous identifier.
► Droit d’opposition à un traitement automatique
Vous pouvez vous opposer à des traitements automatisés. Contactez-nous afin de voir comment répondre à votre demande au mieux. Certains traitements sont en effet automatisés pour mieux vous servir.
Lorsque vous souhaitez faire valoir ces différents droits, soyez précis dans la demande que vous formulez et justifiez de votre identité. Compte tenu de l’obligation de sécurité et de confidentialité dans le traitement des données personnelles qui incombe à MYCIO, toute demande d’exercice des droits sera traitée sous réserve d’apporter la preuve de votre identité, notamment par la production d’une copie électronique ou papier (accompagnée d’une signature) de votre carte d’identité en cours de validité. MYCIO peut cependant s’opposer aux demandes manifestement abusives (par leur nombre ou leur caractère répétitif ou systématique, par exemple). MYCIO s’engage à répondre à toute demande d’accès, de rectification ou d’opposition, d’effacement ou toute autre demande complémentaire d’informations dans un délai raisonnable et en tout état de cause, dans un délai maximum d’1 mois à compter de la réception de votre demande.
14. Vous avez des questions, des remarques sur le traitement de vos données personnelles ?
Pour toute question concernant la présente politique de confidentialité́ ou nos pratiques liées à la confidentialité, veuillez nous contacter par courrier électronique à l’adresse hello@mycio(dot)eu. Vous pouvez également nous contacter par courrier.
Mise à jour le 20 janvier 2023.